E-factureren betekent dat een factuur als gestructureerd elektronisch bericht wordt gemaakt, verzonden, ontvangen en verwerkt. In de Nederlandse markt komen UBL, Peppol en boekhoudsoftware vaak samen, maar het zijn verschillende begrippen.
Practical Dutch-market context
Voor Nederlandse mkb'ers, accountants en finance-teams kan e-factureren handmatige invoer verminderen. Voor buitenlandse leveranciers kan het de samenwerking met Nederlandse klanten vergemakkelijken wanneer zij UBL-bestanden of elektronische factuurstromen verwachten.
Het belangrijkste praktische verschil zit tussen een leesbaar document en een verwerkbaar document. Een PDF kan er netjes uitzien, maar boekhoudsoftware moet de inhoud nog herkennen. Een UBL-bestand bevat de gegevens al gestructureerd. Daardoor kan een administratie sneller controleren, boeken en archiveren.
SnelUBL richt zich op de tussenstap die in veel organisaties nog voorkomt: leveranciers sturen geen UBL, maar wel PDF, DOCX of een scan. Door die documenten om te zetten naar UBL hoeft u minder gegevens handmatig over te nemen.
Dutch central government suppliers
Logius stelt dat leveranciers van goederen of diensten aan de Rijksoverheid elektronisch moeten factureren. Controleer altijd de instructies van de specifieke Nederlandse publieke klant, want afleverroutes en technische eisen kunnen verschillen.
Peppol context
Peppol kan worden gebruikt voor het uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten. Peppol is belangrijk in de Nederlandse context, maar is niet automatisch verplicht voor elke Nederlandse B2B-factuur.
Wat verandert richting 2030?
Binnen de EU wordt gewerkt aan verdere digitalisering van btw-rapportage en e-facturering. Voor ondernemers is het verstandig om nu al processen te bouwen die niet afhankelijk zijn van handmatig overtypen. UBL, Peppol en goede brondata maken die overgang eenvoudiger.
Van PDF naar e-factuurproces
Een volledig e-factuurproces begint idealiter bij de leverancier: die stuurt direct gestructureerde data. Tot die tijd kan conversie helpen. SnelUBL maakt van PDF-, DOCX- en afbeeldingsfacturen UBL XML, zodat u de voordelen van gestructureerde verwerking ook kunt gebruiken bij leveranciers die nog niet zover zijn.
Voor concrete workflows kunt u kijken naar PDF factuur naar SnelStart UBL, PDF naar UBL voor Exact Online en UBL converter voor ZZP en MKB.
Read next: wat is UBL?, UBL vs Peppol and wetgeving rond e-factureren.
Official sources
Meer hulp nodig?
Bekijk de FAQ, open de kennisbank of neem contact op als u vastloopt bij een conversie, workflow of UBL-controle.